คอมพิวเตอร์ เป็นเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ถูกผลิตขึ้นมา เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระของมนุษย์ และปัจจุบันคอมพิวเตอร์ได้กลายเป็นสิ่งสำคัญในชีวิตประจำวันของมนุษย์และ ธุรกิจต่าง ๆ โดยเฉพาะธุรกิจที่ต้องมีการจัดเก็บข้อมูลปริมาณมาก ๆ และธุรกิจที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำในการตัดสินใจและดำเนินงาน ในอดีตการจัดทำบัญชีจะถูกจัดทำโดยนักบัญชี รูปแบบการจัดทำบัญชีเป็นการจัดทำด้วยมือ ผู้ทำบัญชีจะทำการบันทึกรายการค้าลงในสมุดบัญชี รวมถึงการจัดทำบัญชีแยกประเภทด้วยตนเองก่อนที่จะออกมาเป็นรายงานทางการเงิน ของกิจการ ปัญหาที่เกิดขึ้น คือ บางครั้งพบข้อผิดพลาดในการบันทึกบัญชี และหรือเกิดความล่าช้าในการเสนองบการเงิน คอมพิวเตอร์จึงเข้าไปมีบทบาทเป็นส่วนใหญ่ เมื่อพูดถึงข้อดีของการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี สามารถเปรียบเทียบได้ดังนี้
การทำบัญชีด้วยมือ | การทำบัญชีด้วยระบบคอมพิวเตอร์ | ประโยชน์ที่ได้รับจาก การทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ |
1. ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก | 1. ไม่ต้องใช้บุคลากรจำนวนมาก | 1. ประหยัดค่าใช้จ่าย |
2. บุคลากรมีโอกาสเหนื่อยล้า ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย | 2. คอมพิวเตอร์ทำงานได้แม่นยำรวดเร็วและถูกต้อง | 2. ประหยัดเวลา ได้งานที่รวดเร็วและถูกต้อง |
3. ลายมือไม่สม่ำเสมอ ทำให้มีโอกาสผิดพลาดโดยเฉพาะทางตัวเลข | 3. คอมพิวเตอร์ไม่สับสนเรื่องตัวเลขและข้อความ เก็บข้อมูลได้มากตามเนื้อที่ | 3. แสดงรายงานได้รวดเร็ว อ่านง่าย และชัดเจน |
4. ขั้นตอนในการผ่านบัญชีทำให้มีโอกาสผิดพลาดสูง ทำให้งบทดลองไม่เท่ากันการแก้ไขตัวเลขยุ่งยาก และเสียเวลาเนื่องจากต้องตรวจสอบตัวเลขย้อนหลัง | 4. ขณะทำรายการ ถ้าจำนวนเงินด้านเดบิตและเครดิตไม่เท่ากันโปรแกรมจะไม่บันทึกให้ การแก้ไขตัวเลขโปรแกรมจะแก้ไขตัวเลขปัจจุบันให้ทันที | 4. การผ่านบัญชีทำได้โดยอัตโนมัติ และไม่เสียเวลาในการแก้ไขตัวเลขเป็นปัจจุบันตลอดเวลา |
5.ต้องลงรายการให้ครบทุกรายการก่อนจึงจะสามารถออกรายงานต่างๆได้ การออกรายงานภาษีซื้อขายต้องตรวจสอบให้ถูกต้อง | 5. สามารถออกรายงานได้ทันทีทั้งรายงานปัจจุบัน และรายงานย้อนหลังก็ได้ | 5.ทันต่อการส่งรายงานให้หัวหน้างานทันต่อการส่งให้กรมสรรพากร กรณีที่เป็นรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม มิฉะนั้นอาจเสียเบี้ยปรับ |
6. ต้องบันทึกยอดยกมาก่อน จึงจะมาบันทึกรายการรายวันได้ | 6. บันทึกรายวันได้ โดยไม่ต้องรอยอดยกมา เพราะยอดยกมาสามารถบันทึกทีหลังได้ | 6. ไม่เสียเวลารอคอยยอดยกมา ในกรณีที่ปิดบัญชีไม่ได้ |
7. งบการเงินล่าช้า ไม่ทันต่อเหตุการณ์ไม่ทันต่อความต้องการของฝ่ายบริหาร | 7. สามารถขอดูงบการเงินได้ทันทีที่มีข้อมูลหลัก และข้อมูลรายวันทันต่อความต้องการของผู้บริหาร | 7. ได้รูปแบบงบการเงินตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน |
8. การเปรียบเทียบตัวเลขหรือข้อมูลย้อนหลังทำได้ยุ่งยาก หากการเก็บเอกสารไม่ดีพอ | 8. สามารถเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลังได้ถึง 5 ปี ทั้งข้อมูลจริงและงบประมาณ | 8. เป็นประโยชน์ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร ซึ่งมีผลกระทบต่อผลกำไรของกิจการ |
9. ไม่สามารถกำหนดรหัสผ่านในการทำบัญชีได้ | 9. สามารถกำหนดรหัสผ่านของแต่ละบุคคลได้ไม่จำกัดจำนวน | 9. ทำให้เกิดความปลอดภัยต่อข้อมูล และทำให้ความลับของกิจการไม่รั่วไหล |
10. ต้องเสียเวลาในการนำข้อมูลสร้างกราฟ | 10.สามารถโอนข้อมูลในส่วนของกระดาษทำการและงบทดลองไปยังโปรแกรมเพื่อสร้างกราฟได้ | 10. ทำให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ง่าย |
ในภาวะที่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรงเช่นปัจจุบัน ความสามารถในการแข่งขันอย่างหนึ่งที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประกอบ ธุรกิจ คือ ระบบบัญชีที่รวดเร็ว ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ระบบบัญชีจึงเป็นระบบหนึ่งที่ต้องได้รับการพัฒนาอย่างเร่งด่วน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการและความจำเป็นขององค์กร ดังนั้น รูปแบบการจัดทำบัญชีจึงได้มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงไปโดยมีการนำระบบ คอมพิวเตอร์และระบบโปรแกรมบัญชีมาประยุกต์ใช้กับงานบัญชี เพื่อช่วยให้ ข้อมูลที่ผู้บริหารได้รับมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ รวมทั้งรวดเร็วทันต่อเหตุการณ์และนำไปใช้ในการตัดสินใจด้านต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งแหล่งที่มาของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์มีที่มาจาก 3 แหล่งด้วยกัน คือ
1. พัฒนาขึ้นเอง
2. ว่าจ้างบริษัทผู้พัฒนาซอฟต์แวร์จากภายนอก
3. จัดหาโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป
การเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่เหมาะสมกับองค์กรธุรกิจ จึงนับว่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลในด้าน งานบัญชี เพราะการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีที่ผิดพลาดหรือไม่เหมาะสม อาจหมายถึงความสูญเสียทั้งเงินและเวลา รวมทั้งอาจเกิดความผิดพลาดต่อการตัดสินใจของผู้บริหารและส่งผลให้เกิดความ ผิดพลาดต่อการบริหาร ในการเลือกใช้โปรแกรมบัญชีจึงต้องพิจารณาถึงความเหมาะสมและความสามารถในการ ตอบสนองได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ รองรับความต้องการใช้ข้อมูลต่าง ๆ ที่มีความถูกต้องเชื่อถือได้ และเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านบัญชีได้อย่างแท้จริง ตลอดจนมีระบบควบคุม ตรวจสอบได้ง่ายและป้องกันความผิดพลาดได้ เมื่อเล็งเห็นถึงความสำคัญและประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับเมื่อมีการนำระบบ คอมพิวเตอร์มาใช้ในงานบัญชีแล้ว ปัญหาสำหรับธุรกิจ คือ จะทราบได้อย่างไรว่า โปรแกรมบัญชีแบบไหนถึงจะเหมาะสมกับธุรกิจของเราๆท่านๆที่สุด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น